Bij (een vermoeden van) huiselijk geweld of kindermishandeling maken we een dossier aan over het gezin of huishouden. We leggen alle gegevens vast die nodig zijn om ons werk goed te kunnen doen. Dat doen we zo feitelijk mogelijk, zonder de informatie in te kleuren. Het gaat hierbij om:

• de gemelde zorgen
• het onderzoek
• de ondernomen stappen
• gemaakte keuzes
• gegevens die we met anderen hebben gedeeld.

We leggen de namen en adressen van alle betrokkenen vast. De informatie die we vragen aan anderen leggen we ook vast in het dossier.

Soms geven we alleen advies aan de persoon die ons belt. In dat geval schrijven we de naam en contactgegevens van de beller op. Als iemand vanuit een organisatie belt dan schrijven we op waar hij/ zij werkt. We registreren het advies dat wij hebben gegeven. We leggen geen gegevens vast van het gezin of de persoon waarover het advies gaat. De naam en contactgegevens van de adviesvrager slaan wij alleen op na toestemming. Een adviesgesprek kan ook anoniem.

Wij gaan zorgvuldig om met jouw dossier. Als het nodig is, dan mogen wij jouw gegevens zonder toestemming delen met een andere organisatie. Zo kunnen zij de juiste hulp geven. Denk bijvoorbeeld aan het sociale team, een hulpverlener die al betrokken is, de politie of de Raad voor de Kinderbescherming. In andere gevallen vragen we eerst jouw toestemming. Bijvoorbeeld als we de situatie willen bespreken met een ander familielid.

Wij moeten je binnen vier weken na het krijgen van een melding laten weten dat we jouw gegevens opslaan. In een adviesgesprek slaan wij geen gegevens op van een gezin. De periode van vier weken verlengen we als dit nodig is om ons werk goed te doen. Bijvoorbeeld bij een onderzoek naar de situatie. Om diezelfde reden kan het ook voorkomen dat we jou niet informeren over het opslaan van de gegevens.

Iedereen heeft het recht om zijn eigen dossier te bekijken. Vraag aan je contactpersoon binnen Veilig Thuis Drenthe hoe je dit doet en wat ervoor nodig is. Je kunt ook een kopie vragen van de gegevens over jouzelf of over jouw kind(eren). Dit kan alleen voor de kinderen waar je gezag over hebt. Binnen vier weken krijg je een antwoord. Soms moeten wij jouw vraag (voor een deel) weigeren, bijvoorbeeld omdat we iemands privacy beschermen.

Heb je het dossier gelezen en staat er informatie in die niet klopt? Dan kunnen wij dit aanpassen. Het gaat alleen om feitelijke informatie, zoals de namen van de kinderen, het adres of jouw medische geschiedenis. Geef dit in een brief of e-mail door aan jouw contactpersoon binnen Veilig Thuis Drenthe. Binnen vier weken krijg je een antwoord. Ben je het niet eens met de zorgen die anderen over jou of jouw gezin hebben? Je kunt je mening in het dossier laten toevoegen, als dit er nog niet in staat. Ook dit gaat via je contactpersoon bij Veilig Thuis Drenthe.

Wij bewaren de gegevens over jou en jouw gezin 20 jaar of langer. De periode start op het moment dat een medewerker voor het laatst iets verandert in het dossier.

De gegevens die we krijgen verschillen voor iedere situatie. We leggen alleen vast wat belangrijk is voor de casus. Denk daarbij aan gegevens als:

• Voor- en achternaam
• Telefoonnummer, (e-mail)adres
• Verblijfplaats
• Geboortedatum
• BSN
• Geslacht
• Huisarts
• Voor- en achternaam van de melder en zijn/ haar relatie tot jou
• Telefoonnummer en e-mailadres van de melder
• Gegevens over bijvoorbeeld psychische ziekte, alcohol- of drugsgebruik, geweld of agressie, verstandelijke beperking, lichamelijke klachten, de woonsituatie, financiële situatie, familie-/gezinsproblemen, justitie en overlast.